Pengertian Otomatisasi Kantor

BAB I

PENDAHULUAN

1.1    Latar belakang

             Seiring berkembang pesatnya Ilmu Pengetahuan dan Teknologi Informasi (IPTEK), maka konsekuensi dari itu semua menjadikan peranan sistem informasi dalam suatu organisasi menjadi sangat strategis sekali dan tidak bisa dibantahkan keberadaanya.

Dukungan sistem informasi yang terintegrasi dan sistematis memberikan dukungan atas berjalanya setiap proses pada perusahaan selain itu sistem informasi dapat membuat sebuah perusahaan memiliki keunggulan kompetitif.           

            Dewasa ini teknologi informasi melesat dan tumbuh dengan sangat cepat kearah yang tidak pernah dibayangkan sebelumnya, maka tidak heran keberadaan sistem informasi memiliki peran yang sangat penting dalam sebuah perusahaan modern, tujuanya tidak lain agar dapat berkompetisi dengan perusahaan lain di era digital seperti saat ini.

            Mengingat pentingnya sistem informasi dalam perusahaan maka dibutuhkan suatu sistem yg disebut otomtisasi kantor.

Otomatisasi kantor juga memberikan fasilitas tugas. Tugas pemrosesan informasi sehari hari di dalam perkantoran dan organisasi bisnis. Suatu perusahaan dalam mengembangkan pemerosesan data dibutuhkan suatu kecepatan dalam pemrosen data menjadi sebuah informasi, karena bagaimanapun kita dituntut untuk memberikan yang terbaik dalam waktu yang seefisien mungkin sehingga bisa memberikan suatu kepuasan, baik untuk perusahaan maupun pelanggan perusahaan.

Penggunaan aplikasi otomatisasi kantor dirancang pertamakali khusus digunakan oleh sekretaris namun dengan perkembangan saat ini aplikasi digunakan sampai ketingkat manajerial dan professional. Konsep yang diciptakan dari otomatisasi kantor adalah pekerja secara fisik tidak perlu berada dikantor yang dinamakan kantor maya. Namun dengan perkembangan telekomunikasi dan hoteling, kantor maya berubah menjadi organisasi maya. Otomatisasi Kantor (Office Automation) adalah kolaborasi hardware dan software untuk meningkatkan komuniasi dan proses bisnis agar lebih efektif dan efisien.

1.2           Rumusan Masalah

1. Apa yg dimaksud otomatisasi perkantoran?

2.      Apa tujuan dari otomatisasi perkantoran ?

3.      Apa manfaat dari otomatisasi perkantoran ?

4.      Siapa saja pengguna otomatisasi perkantoran ?

5.      Apa saja aplikasi otomatisasi perkantoran ?

6.      Apa saja macam-macam system otomatisasi kantor?

7.      Apa kerugian dan keuntungan dari penerapan otomatisasi perkartoran ?

8.      Apa  saja dampak positif dan negative otomatisasi perkantoran?

9.              Bagaimana model otomatisasi perkantoran?

1.3           Tujuan

1.              Untuk mengetahui pengertian otomatisasi perkantoran

2.      Untuk mengetahui tujuan dari otomatisasi perkantoran

3.      Untuk mengetahui manfaat dari otomatisasi perkantoran

4.      Untuk mengetahui pengguna otomatisasi perkantoran

5.      Untuk mengetahui aplikasi otomatisasi perkantoran

6.      Untuk mengetahui macam-macam system otomatisasi kantor

7.      Untuk mengetahui kerugian dan keuntungan dari penerapan otomatisasi perkantoran

8.      Untuk mengetahui dampak positif dan negative otomatisasi perkantoran

9.      Untuk mengetahui model otomatisasi perkantoran

BAB II

PEMBAHASAN

1.   PENGERTIAN OTOMATISASI KANTOR

            Otomatisasi Perkantoran adalah semua sistem informasi formal dan informal terutama yang berkaitan dengan komunikasi informasi kepada dan dari orang yang berbeda didalam maupun di luar perusahaan. Dengan kata lain otomatisasi perkantoran merupakan sebuah rencana untuk menggabungkan teknologi tinggi melalui perbaikan proses pelaksanaan pekerjaan. Otomatisasi perkantoran dimulai pada awal 1960-an, ketika IBM menciptakan istilah word-processing untuk menjelaskan kegiatan devisi mesin TIK listriknya.

             Bukti nyata, pada tahun 1964-an, ketika IBM memasarkan mesin yang disebut Magnetic Tape/Selectric Typewriter (MT/ST) yaitu mesin ketik yang dapat mengetik kata-kata yang telah direkam dalam pita magnetik secara otomatis. Kata "Otomatisasi" ini sendiri memiliki pengertian penggunaan mesin untuk menjalankan tugas fisik yang biasa dilakukan oleh manusia. Otomatisasi kantor biasanya dikenal dengan istilah Office Automation atau OA.

2.      TUJUAN OTOMATISASI  PERKANTORAN           

            OA atau Office Automation bertujuan untuk meningkatkan produktivitas kerja melalui:

1. Meminimalkan/Penghindaran Biaya, Komputer tidak menggantikan pekerja saat ini, tetapi komputer menunda penambahan pegawai yang diperlukan untuk menangani beban kerja yang bertambah.
2. Pemecahan Masalah Kelompok, Otomatisasi kantor dapat memberikan kemampuan antara manajer untuk saling melakukan komunikasi dengan lebih baik selagi mereka memecahkan masalah.
3. Pelengkap Bukan Pengganti, OA tidak akan menggantikan semua komunikasi interpersonal tradisional- percakapan tatap muka, percakapan telepon, pesan tertulis pada memo, dan sejenisnya.
4. Penggabungan dan Penerapan Teknologi, misalnya antara telepon, komputer, jaringan internet, satelit, dll.
5. Memperbarui Proses Pelaksanaan Pekerjaan di Kantor, Produk OA atau office Automation memungkinkan para pekerja kantor ini memproses lebih banyak dokumen secara lebih cepat dan lebih baik.

3.      MANFAAT  OTOMATISASI  PERKANTORAN

Kelebihan otomatisasi kantor yaitu kemampuan untuk menyediakan berbagai media komunikasi yang digunakan untuk menghubungkan orang yang ada di perusahan maupun orang yang berada dilingkungan luar perusahaan. Adapun sumber informasi yang digunakan oleh aplikasi berbasis komputer adalah informasi yang dihubngkan dengan database yang berada dilingkungan perusahaan.

Aplikasi otomatisasi kantor pertamakali digunakan untuk membantu pemecahan aktivitas-aktivitas seperti pengolahan kata, surat elektronik, faksimili, ataupun kalender elektronik. Awal mulanya manajer dan professional setelah memahami penggunaan komputer juga mulai memahami aplikasi didalam komputer sehingga memanfaatkan aplikasi untuk membantu pemecahan masalah dengan memulainya penggunakan e-mail, kalender elektronik, dan konferensi video yang digunakan untuk berkomunikasi, mengambil keputusan, mengatur jadwal pertemuan, dan untuk menghubungkan para investor yang lokasinya jauh dari perusahaan.

Kemampuan otomatisasi kantor untuk menghubungkan orang-orang secara digital membuka cara baru untuk bekerja disebuah kantor sehingga parapekerja kantor tidak perlu datang kekantor untuk melakukan sebuah pekerjaan yang ada dikantor namun dapat dilakukan dimanapun pekerja berada yang disebut telecommuting atau bekerja dirumah namun tetap berhubungan dengan kantor dengan alat komunikasi, namun untuk mandapatkan standar kualitas yang sama dengan kantor dinamakan hoteling.

Kantor maya atau juga otomatisasi kantor mulai muncul pada tahun 1970-an. Pada saat itu telecommuting diperkenalkan untuk menjelaskan komunikasi data yang digunakan untuk menggambarkan bagaimana pekerja dapat pulang-pergi kekantor dengan menggunakan tekhnologi elektronik.

Keunggulan  telekomunikasi bagi pegawai yaitu membantu dalam pengaturan jadwal kegiatan operasional sistem  pekerjaan pegawai, sehingga pekerjaan individu dan kelompok mampu dilakukan secara bebas dan fleksibel sesuai keinginan, kelebihan lain, perusahaan membantu beri perhatian banyak pada kebutuhan komunikasi para telekomukasi pada lingkungan kantor.

Banyak sekali yang diberikan telokomukasi kepada pegawai walupun begitu banyak juga terdapat kekurangan yang banyak juga salah satunnya telekomunikasi dapat meciptakan “ rasa tidak memiliki” terhadap perusahaan.

Contohnya ketika pegawai tidak menganggap rekan – rekan kerjanya , pegawaai akan merasa hilang dalam bagaian dalam perusahaan padahal pegawai merukan bagian terpenting dalam perusahaan. Kekurangan lainnya  gelisah dan takut akan kehilangan pekerjaan dan turunya jabatan dalam perusahaan, contohnya setiap perusahaan selalu menggunakan elektronik dalam organisasi , pegawai cemas tidak dapat ikut dalam organnisasi fisik. Kekurangan yang ketiga meningkatkan tekanan dalam keluarga. Telekomonikasi memberikan tekanan pada membuat alasan pasangan untuk menghindari tanggung jawab karean pembagian tanggng jawab menjadi biasa.

Penurunan ketertarikan terhadap telekomunikasi meurut survei USA today mengenai keuangan dan teknologi informasi perusahaan, lebih 80% perusahaan meninjau ulang sistem telokomunikasi. Penurunan pernecanaan 62%,21% keluar dan hanya 4% yang berupauya meningkatkan.

Telekomunikasi berfokus dengan organisasi kepagawaian dalam, melakukan semua pekerjaan kemudian mencakup yang luas semua pegawai kantor yang datang konsep ini di beri nama Hoteling. Konsep hoteling perusahaan menyediakan fasilitas sentral layaknya seperti hotel untuk memenuhi kebutuhan akan ruang kantor dan sarana penunjang kantor untuk kepentingan bersama. Pegawai menggunakan fasilatas sentral dan membuat reservasi berdasarkan pekerjaan yang di lakukan.

Visi yang harus dicapai hoteling harus memenuhi petunjuk  pokok yaitu merancang ruangan sesuai dengan kebutuhan fungsional, menggunakan ukuran yang sesuai,peenyiapan penyimpanan ruanga terinti, pengurangan volume ruangan kantor yang tertutup, dan menghilangkan ruangan khusus bagi pegawai.

Manfaat hoteling meingkatkan efektivitas, aktivitas, dan fokus pegawai dalam penggunaan ruang dan sumberdaya dengan berbagai resiko.

Dengan menggunakan telecommuting dan hoteling memungkinkan untuk kantor menjadi berbasis virtual atau kantor maya. Adapun keunggulan kantor maya yaitu dapat mengatasi kendala fisik contohnya, pengurangan biaya fasilitas, pengurangan biaya peralatan,pengurangan jadwal libur,dan kontribusi social. Namun kantor maya mempunyai dampak negative yaitu, terjadinya penurunan moral dikalangan pekerja  dan kurangnya keamanan data serta informasi.

Kantor maya sangat cocok untuk para pegawai yang lebih suka bekerja sendiri dan seolah-olah menjadi bos diperusahaan sendiri. Karena kantor maya membutuhkan para pegawai yang mempunyai desikasi tinggi terhadap kantor yang mana pegawai mampu menerapkan kedisiplinan diri tanpa adanya bos yang mengawasi.

Dengan terjadinya keberhasilan kantor menerapkan kantor maya yang mengakibatkan terciptanya tujuan baru yang dapat diterapkan di perusahaan secara menyeluruh yang disebut organisasi maya (visual organization) dimana seluruh oprasi disemua perusahaan tidak terikat dengan lokasi fisik perusahaan tersebut. Sehingga  perusahaan mendapatan keuntungan tidak perlu lagi membangun gedung gedung pencakar langit dan menyediakan alat transportasi bagi karyawan sehingga kantor dapat menjadi lebih nyaman karena berkurangnya kebisingan.

Akan tetapi untuk menciptakan kantor maya diperlukan pengetahuan serta keterampilan atau keahlian yang tinggi serta desikasi dari para pegawai dan juga pemerintah yang memfsilitasi dan mendukung gerakan perubahan pada kantor untuk menjadi organisasi maya.

Karena dizaman sekarang perusahaan harus bisa mengeikuti perkembangan tekhnologi yang semakin maju karena jika perusahaan tidak mampu bersaing dari segi tekhnologi dan informasi maka perusahaan tidak akan berkembang. Oleh karena itu sekarang banyak universitas ataupun sekolah tinggi yang secara rutin memberikan pengetahuan kepada mahasiswanya tentang teknologi dan informasi ataupun pengetahuan tentang komputer dalam kurikulumnya. Sehingga para lulusan mahasiswa dapat mendukung gerakan perubahan organisasi maya, dan dapat menggunakan pengetahuannya untuk bersaing diperusahaan baik dalam pekerjaan oprasional pabrik ataupun dalam proses bisnis.

Untuk menciptakan sebuah otomatisasi kantor dibutuhkan sumber daya informasi dan juga  ahli informasi untuk digunakan sebagai bahan untuk menganalisa sistem, untuk menjadi administrator database, web master, ahli jaringan, programer,dan juga sebagai operator yang menjalankan organisasi maya.

Struktur organisasi pelayanan informasi yang ada di otomatisasi kantor yaitu bagian-bagian divisi yang terdapat atasan dan bawahan yang saling terorganisir untuk membentuk sisitem pelayan infomasi. pemimpin pelayanan informasi biasanya adalah pegawai informasi yang mampu mengoperasi sistem dan bekerja sama dengan manejer lainnya untuk mencapai tujuan perusahaan.

Struktur organisasi bersifat desentralisasi dan sentralisasi karena perusahaan memberikan wewenang  untuk semua bagian divisi mengembangkan keterampilan dan pengetahuan serta membuat keputusan bersama untuk meningkat kualitas informasi. Terdpat tiga struktur inovatif dalam organisasi yang memiliki fungsi yang berrbeda dan memiliki kelebihan dan kekurangan yang saling mendukung antar lain. Sturuktur inovatif terdiri dari model partner, platform, dan  bersekala.

Model partner adalah struktur organisasi mengungkapkan ide bisnis ,strategi bisnis dan inovasi bisnis dengan menggynakan insfratruktur denfggan penggunaan IT. Model platform adalah  penyediaan sebauah jaringan kemudia dilakukan inovasi dan membuat  kerjasama antar jaringan satu dan lainya untuk membuat sisitem strategis Model tersekala adalah pengoperasiannya dilakukan secara berkala atau berulang – ulang dengan cepat. Ketiga model tersebut menununjukan bahwa untuk  memperoleh fungsi IT memerlukan interface IT dan tanggung jaawab terhadap divisi bagian infomasi.

Untuk mengembangkan sistem pertama kali hanya dilakukan oleh ahli informasi saja namun dengan berjalannya waktu ahli informasi hanya berperan sebagai penghubung saja antara pengguna dengan komputer. Karena pengguna saat ini lebih senang dengan tren untuk membuat atau mengembangkan aplikasinya sendiri yang disebut End User Computing. Pendekatan End User Computing digunakan oleh beberapa sistem pengembangan yang menunjukan bagaimana sistem data base, jaringan, program,dan operator menggabungkan media  dan komputer saling terhubung atau terkoneksi. jadi, EUC adalah pengembangan seluruh dan sebagian berbasis sistem komputer denggan  emapat penggunaan utama yang berpengaruh.

Empat pengaruh utama adalah meningkatkan pengetahuan tentang komputer; perkembangan komputer semakin pesat manajemen harus mampu menyesuaikan, masalah penumpukan dalam pelayanan informasi;pemakaian jasa – jasa informasi dan pelayanan informasi sehingga terjadi pemupukan masalah, penurunan harga perangkat keras; banjirnya produk  baru membuat perangkat keras murah dipasaran,dan perangkat lunak prewritten penngunaan perangkat lunak yang lebih mudah agar pengguna dapat mengoperasikanya.  Dari keempat pengaruh utama didapatkan bahwa konsep EUC tidak dibutuhkan lagi peran ahli informasi untuk mengembangkan informasi sendiri namun berperan sebagai konsultaan kepada pengguna karena pengguna harus berperan atau ikut andil dalam pengembangan sistem informasi.

End User Computing memberikan manfaat bagi perusahaan yang dapat menyeimbangkan antara kemampuan dan tantangan juga mengurangi kesenjangan komunikasi, yang mana manfaat  tersebut membantu mengurangi beban para pekerja untuk memikirkan pengembangan karena dibantu oleh para ahli informasi dan dapat mengurangi kesulitan komunikasi yang sulit antara para ahli dengan pekerja atau pengguna. Adapun resiko yang dihadapi oleh perusahaan jika mengembangkan sistem sendiri yaitu, lemahnya penerapan sistem, lemahnya perancangan dan dokumentasi sistem, tidak efisien dalam penggunaan sumberdaya informasi, hilangnya integrasi data, hilangnya keamanan, dan hilangnya pengendalian.

Karena potensi dan manfaat yang didapatkan oleh perusahaan sangat banyak jika menggunakan otomatisasi kantor namun perusahaan harus ditunjang dengan sumber daya manusia yang memiliki keterampilan dan pengetahuan yang baik tentang komputer sehingga dapat menciptakan sebuah kantor maya yang efisien, mudah dalam pengaksesan, dan membuat perusahaan dapat bersaing dengan perusahaan lain di dunia yang saat ini sangat bergantung dengan teknologi. Dengan menggunakan sistem otomatisasi kantor perusahaan mempunyai keunggulan tersendiri dibandingkan dengan perusahaan lain sehingga perusahaan dapat lebih mudah untuk berinteraksi dengan para pegawai maupun dengan pelanggan.

4.      PENGGUNA OTOMATISASI PERKANTORAN

1. Manajer , adalah orang-orang yang bertanggung jawab mengelola sumber daya perusahaan,  terutama sumber daya manusia.
2. Professional, orang yang tidak mengelola orang lain tetapi menyumbang keahlian khusus yang membedakan mereka dari sekretaris dan pegawai administrative, contohnya pembeli, wiraniaga dan lain-lain.
3. Sekretaris, biasanya ditugaskan pada pekerja terdidik tertentu untuk melaksanakan berbagai tugas, seperti menangani korespondensi, menjawab telepon dan mengatur jadwal pertemuan.
4. Pegawai administratif, biasanya bertugas melaksanakan tugas-tugas untuk sekretaris, seperti mengoperasikan

5.      APLIKASI OTOMATISASI KANTOR

Berikut adalah beberapa aplikasi otomatisasi kantor yang sering digunakan :

1. Pengolahan Kata (Word Processing)

Penggunaan alat elektronik yang secara otomatis melaksanakan banyak tugas-tugas yang diperlukan untuk menyiapkan dokumen yang akan diketik atau dicetak. Pengolahan kata berkontribusi pada pemecahan masalah dengan memungkinkan manajer menyiapkan komunikasi tertulis yang lebih efektif. Contoh : Ms Word, Ms Excel, Power Point, Outlook dll.

2. Surat Elektronik (Electronic Mail/E-mail)

Penggunaan jaringan komputer yang memungkinkan para pemakai mengirim, meyimpan dan menerima pesan-pesan dengan menggunakan terminal komputer dan alat penyimpanan. Surat elektronik/email dimaksudkan untuk memecahkan berbagai masalah yang terdapat pada telepon konvensional

3. Voice Mail

Voice mail persis sama dengan electronic mail. Perbedaannya ketika akan  hanya mengirimkan pesan dengan mengucapkan pesan tersebut melalui telepon dan bukan mengetiknya dan menggunakan telepon untuk memanggil pesan yang telah dikirimkan.

4. Video Mail

Video mail merupakan pengembangan baru dari teknologi voice mail yang mengandalkan koneksi internet

5. Transmisi faximile (Fax)

Penggunaan peralatan khusus yang dapat membaca tampilan dokumen pada ujung channel komunikasi dan membuat salinan atau copy di ujung yang lain. Fax sangat mudah diimplementasikan dan dioperasikan (jalur telepon sebagai channel, mengoperasikannya seperti mesin foto kopi.

6. Konferensi Audio (Audio Conference)

Penggunaan peralatan komunikasi suara untuk membuat hubungan audio diantara orang-orang yang tersebar secara geografis untuk tujuan melakukan konferensi. Audio conferencing adalah aplikasi OA pertama yang masih banyak digunakan. Hanya memerlukan penggunaan fasilitas komunikasi audio dua arah. Daya tarik konfrensi audio :

7. Konferensi Langsung (Live Conference)

Sebuah metode yang memungkinkan orang dari berbagai zona waktu, geografis, negara nahkan benua dapat bertemu secara real time/langsung untuk berada dalam suatu pertemuan yang ditampilkan dalam bentuk visual, sepertinya hal ini menjadi tren baru dalam di dunia saat ini.

8. Media Sosial (Social Media)

Merupakan suatu aplikasi yang mulai digunakan oleh berbagai kalangan, tidak terkecuali kalangan dunia usaha, saat ini hampir semua karyawan pada suatu perusahaan melakukan kordinasi, berbagi informasi dan lain lain menggunakan aplikasi media sosial. Adapun aplikasi terpopuler 5 tahun terakhir antara lain: Line, BBM, WeChat, WhatsApp dll.

6.      MACAM – MACAM SYSTEM OTOMATISASI KANTOR

1. System Komunikasi Elektonik

System komunikasi elektronik (electronic communication system ) merupakan system teknologi informasi yang digunakan untuk berkomunikasi diantara individu, grup-grupkerja dan organisasi-organisasi. Yang termasuk dalam system ini adalah e-mail, voicemail, facsimile dan bulletin board system.Bulletin board system (BBS) adalah suatu lokasi lewat jaringan internet yangmemungkinkan suatu pesan disimpan di lokasi dan selanjutnya dapat diakses dandidesain oleh orang lain

2. System Kolaborasi Elektronik

Sytem kolaborasi elektronik adalah suatu system yang tidak hanya pertukaran komunikasi atau pesan, tetapi juga bagaimana informasi atau pesan tersebut digunakanuntuk bekerja sama. Contoh aplikasi yang ada pada OA, yang tergolong dalam system kolaborasi adalah teleconference dan telecommuting.Telecommuting adalah kolaborasi elektronik yang digunakan oleh pekerja yang bekerjadari jarak jauh dengan kantornya

3. System Publikasi Dan Pengolahan Imej Elektronik

System publikasi elektronik (electronic publishing system) adalah penggunaan teknologiinformasi untuk keperluan pembuatan dokumen tercetak. Yang termasuk aplikasi darisystem pubikasi dan pengolahan imej elektronik adalah desktop publishing, elektonikdocument management, presentase graphics dan multimedia presentation.Elektonik document management (EDM) merupakana system penyimpanan documentyang membentuk basis data imej (image database) yang nantinya dapat diakses dandiproses kembali.Presentation graphic digunakan untuk menampilkan grafik yang akan dipresentasikan.Sedangkan multimedia presentation tidak hanya mempresentasikan grafik saja, tetapimemungkinkan untuk mempresentasikan dalam beberapa bentuk media seperti teks,grafik, foto, suara dan video.

4. System Pengolahan Kantor 

System pengolahan kantor (office management systems) merupakan system kantor otomatis yang mendukung orang-orang di organisasi untuk mengorganisasikanaktivitas-aktivitas kerja mereka. Yang termasuk dalam system ini adalah desktopaccessories dan electronic scheduling atau kalender elektronik.Desktop accessories menyediakan alat-alat seperti kalkulator, kalender, jam, notepad,daftar nomer telepon dan daftar jam janjian. Electronic scheduling membantu pemakai-pemakai system ini untuk mengatur skejul kerja mereka.

5. System Elektronik Formal

System Elektronik Formal didokumentasikan dengan suatu sistem prosedur tertulis. Diterapkan diseluruhperusahaan untuk memenuhi kebutuhan organisasi, mirip dengan SIM

6. System Elektronik Informal

System Elektronik Informaltidak direncanakan atau diuraikan secara tertulis. Sistem-sistem OA  ini diterapkan saatdiperlukan oleh perorangan untuk memenuhi keperluannya sendiri, mirip dengan DSS

7.      KEUNTUNGAN DAN KERUGIAN OTOMATISASI PERKANTORAN

A.    KEUNTUNGAN PENGGUNAAN OTOMATISASI PERKANTORAN 

1.      Meningkatkan Produktifitas Kerja

2.      Meningkatkan Efisiensi Waktu dan Tenaga

3.      Alur Informasi Dalam Kantor menjadi semakin cepat  Dll

B.     KERUGIAN APENGGUNAAN OTOMATISASI PERKANTORAN  :

1.      Menjadi Ketergantungan akan teknologi

2.      Akan adanya penggantian kerja yang dulunya dilakukan oleh manusia sekarang dilakukan oleh system OA

3.      Banyaknya ahli-ahli komputer yang tidak bertanggung jawab yang bisa merugikan perusahaan seperti pencurian data rahasia.

8.      DAMPAK POSITIF DAN NEGATIVE OTOMATISASI PERKANTORAN

A.                                                 DAMPAK POSITIF OTOMATISASI KANTOR

Mendorong untuk belajar keterampilan baru. Pekerjaan-pekerjaan yang menjemukan dapat dialihkan ke mesin-mesin. Lebih mudah dan cepat dalam memperbaiki kesalahan-kesalahan.  Bertambahnya kesempatan dalam bidang pemeliharaan peralatan, teknologi/elektronik, programmer dan rekayasa software. Kesempatan untuk memperpendek dari kerja setiap minggu. Lebih sedikit pekerjaan.

B.                                                  DAMPAK NEGATIVE DARI OTOMATISASI KANTOR

Cenderung karyawan menjadi “machine-minders”. Masalah kesehatan sebagai ekses dari peralatan seperti layar, printer dan sebaginya. Kehilangan kontak personal, karena penyampaian informasi dilakukan oleh mesin. Implikasi terhadap pemberi pekerjaan. Memerlukan waktu untuk perubahan dari sistem manual ke sistem elektronik. Menimbulkan keresahan pada sementara karyawan pada tahap penerapan. Tidak seluruh software yang tersedia pasti sepenuhnya memenuhi kebutuhan

9.       MODEL OTOMATISASI KANTOR 

Keterangan Gambar diatas adalah :

Karena OA tidak memiliki mengelola data, penggunaan database dibatasi padaisi informasi. Informasi dikumpulkan dari system fisik perusahaan ( SIAmengumpulkan datanya). Informasi juga disediakan oleh lingkungan.

Informasi berfungsi sebagai input bagi aplikasi OA berbasis computer sepertipengolah kata, e-mail, dann konferensi komputer . Pemecah masalah lain berada ditengah-tengah garis yang memisahkanperusahaan dengan lingkungan. Ini berarti bahwa orang-orang itu mungkinberada di kedua area tersebut.

Model tersebut juga mencerminkan penggunaan aplikasi OA berbasis non-komputer seperti konferensi video dan audio.

BAB III

PENUTUP

10.  KESIMPULAN :

                Tahun 1964 diperkenalkan satu generasi baru alat penghitung yangmempengaruhi cara penggunaan komputer. Konsep penggunaan komputer sebagai SIM (Sistem Informasi Manajemen) dipromosikan oleh pembuat komputer untuk mendukung peralatan baru tsb. Konsep SIM (Sistem InformasiManajemen) menyadari bahwa aplikasi komputer harus diterapkan untuk tujuanu tama menghasilkan informasi manajemen.

                Otomatisasi kantor (office automation/OA) memudahkan komunikasi danvmeningkatkan produktivitas diantara para manajer dan pekerja kantor melalui penggunaan alat elektronik. OA telah berkembang meliputi beragam aplikasi seperti konferensi jarak jauh, voice mail, e-mail, electronik calendaring, facsimiletransmission. Komputer dapat diprogram untuk melaksanakan sebagian penalaran logis yang sama seperti manusia, suatu aplikasi yang dinamakan kecerdasan buatan (artificial intelligence).